Kürzlich übernahm ich die Verantwortung über die gesamte IT eines Vereins, dessen Mitglied ich seit einiger Zeit bin. Hier möchte ich darauf eingehen, welche Herausforderungen und Einschränkungen das mit sich bringt, aber auch, wo Dinge einfacher sind als in einem Unternehmen.
Kontext #
Der Zweck des fraglichen Vereins ist die Förderung der naturwissenschaftlichen Bildung von Schülerinnen und Schülern. Da die Aktivitäten und Mitglieder über ganz Deutschland (und manche sogar darüber hinaus) verteilt sind, kommt Online-Zusammenarbeit eine Schlüsselrolle im Vereinsleben zu. Und da der Verein regelmäßig Veranstaltungen für Minderjährige organisiert und durchführt, wird Datenschutz sehr ernst genommen. Damit sind alle Dienste ausgeschlossen, von denen souveränes Hosting in der EU nicht garantiert werden kann.
Währenddessen muss darauf geachtet werden, die Arbeitsabläufe der Freiwilligen nicht unverhältnismäßig umständlich zu gestalten. Beispielsweise kann die IT-Abteilung eines Unternehmens in vielen Fällen bestimmte Software und Tools vorschreiben. Man müsste es ziemlich weit treiben, bevor Mitarbeitende deshalb kündigen. In einem gemeinnützigen Verein, in dem die gesamte Arbeit von Freiwilligen verrichtet wird, sollte hingegen die Nutzung der individuell bevorzugten Software ermöglicht werden. Schließlich können die Freiwilligen jederzeit entscheiden, ihre Zeit nicht länger zur Verfügung zu stellen.
Umfang #
Alle Dienste sind webbasiert und werden größtenteils auf einem gemietetem Cloud-Server betrieben. Es gibt keine IT-Asset- oder Geräteverwaltung. Das macht es natürlich unmöglich, einige Technologien wie TLS-Clientzertifikate zu verwenden.
Budget #
Das IT-Budget ist nicht null. Dienste zu beteiben, welche die Organisation zum funktionieren benöigt, kostet Geld, daran führt kein Weg vorbei. Allerdings ist alles, was Kosten pro Benutzer verusacht, tabu. Bereits 1 € pro Monat braucht den gesamten Mitgliedsbeitrag auf.
Dies ist ebenfalls ein großer Unterschied zur Situation in einem Unternehmen: Dort werden die meisten pro Benutzer berechneten Lizenzkosten von den Gehaltskosten in den Schatten gestellt, sodass eine Zahlung pro Arbeitsplatz akzeptabel ist.
Der Silberstreif #
Wie kann das alles also neben der eigentlichen Berufstätigkeit geschafft werden? Die Antwort lautet: Bei der Uptime können Kompromisse eingegangen werden. Es gibt also keine Hochverfügbarkeit und keine Bereitstellungen ohne Ausfallzeiten. Anders als in einem Unternehmen, wo ein Ausfall Produktivitätsverlust der Mitarbeitenden und Einnahmeeinbußen verursacht, ist eine vorübergehende Nichtverfügbarkeit von Diensten meistens nicht das Ende der Welt. Die Leute können in der Zwischenzeit etwas anderes tun.
Dies hat natürlich seine Grenzen. Wenn ein jährliches Treffen ansteht und etwas geschafft werden soll, muss alles reibungslos laufen. Aber ansonsten sind die Anforderungen an die Verfügbarkeit deutlich entspannter.
Ausblick #
Diese Unterfangen wird wahrscheinlich für eine Weile einen beträchtlichen Teil meiner Zeit beanspruchen, aber ich freue mich dennoch darauf, Neues zu lernen und hoffentlich manche Dinge zum Besseren zu verändern. Wie üblich, werde ich hier darüber berichten, wenn ich eine neue Erkenntnis gewinne, die noch nicht weit verbreitet ist. Vielleicht wird dieser Artikel so sogar zum Anfang einer Serie.